調達部門のDXとは?マネするだけですぐできる実例を3つ紹介します!

実は調達部門はDX化しやすい部門

製造業のDXで手を付けやすい部門は、事務作業のある調達部門です。

事務作業は様々なデジタルツールが展開されており、チーム毎にマッチしたツールを見つけやすいためです。

デジタルツールを活用することで、作業時間の短縮だけでなく、ケアレスミスや人的ミスを減らすこともできます。

「DX化に取り組んでほしいと言われたけど何をしたらいいのかわからない」

「いつも残業ばかりしている」

「業務のデジタル化で成果を出したい」

このようなお悩みをお持ちの方に向けて、今回は、製造業のDX化をデジタルツールで後押ししている当社と、当社のお取引先様がどのようにデジタルツールを活用しているか実例を交えて紹介します!

社内連絡でチャットツールを導入

社内連絡は、非同期コミュニケーションであるチャットを導入しましょう。

非同期コミュニケーションとは、双方が同時に連絡がつくようになっている必要はなく、各自の都合の良い時に通信を行うことができるコミュニケーション手段です。

チャットを通じたコミュニケーションには、大きく3つメリットがあります。

①それぞれが都合がつく時にコミュニケーションが行える

②コミュニケーションを取るための準備が圧倒的に簡単

③メモや議事録代わりにもなる

それぞれ解説していきます。

①それぞれが都合がつく時にコミュニケーションが行える

社内連絡で緊急性があるものは少ないはずです。

多くの連絡は、「〇〇の案件の部品が、この日に届きます。」「△△の件は、いつ頃発注になりそうですか?」とその日の内に回答がもらえたり、読んでもらえれば問題がない内容ではないでしょうか。

緊急性を伴う連絡は、大抵トラブルが絡んでいるときです。トラブルがなければ、同期コミュニケーションである通話も必要がありません。

調達部門に限らず、多くの方が社内の連絡や調整に時間を取られています。

特に調達部門の方は、部署内だけではなく、営業部門や製造部門など様々な部門の方と連絡を取ります。

営業部門の方も製造部門の方も、打合せ中や作業中で手が離せず、電話がかかってきた時のタイミングで電話に出られない事が多いです。

調達と営業を兼務している方は、電話に出られる時間が限られているので折り返しの電話をすることが多いということを実感していただけていると思います。折り返しの電話をすると、今度は相手側の手が空いていなく、今度はまた折り返しの電話待ち、ということも多々あるでしょう。

チャットで要件を送っておくことで、このような徒労に終わる時間が圧倒的に減ります。

当社も導入しているSlackであれば、テキストチャット以外にもボイスチャットや画面共有でリアルタイムで通話ができます。緊急の要件がある際は、ネットに繋がっている状態であれば、図面について外出先でも打合せすることができるようになります。

②コミュニケーションを取るための準備が圧倒的に簡単

製造業に勤める多くの方は、社内連絡で電話とメールを利用していらっしゃいます。

しかし、電話もメールも、共通して思ったより準備に時間がかかってしまいます。

・電話番号や宛先を間違えていないか2度3度確認している

・毎回通話を始めた際に挨拶を交わしている

・毎回メールの冒頭と末尾に挨拶文を入力している

一方、チャットツールであれば、特定のチャンネルやグループ、または個人に向けて投稿をすることができます。

メンションという「@+ユーザー名」を付けてメッセージを送ることで、誰に送っているか明確にわかるようになります。

また、オープンチャンネルでチャットをすれば、そのチャンネルに参加している全員がCCとして確認できます。これにより、メールでの宛先やCCの確認作業も軽減されます。

さらに、既読の印として目のスタンプをつけたり、オリジナルのスタンプで「読みました」といった反応を示すことも可能です。文字入力が苦手な人でも、スタンプを使うことで反応しやすいというメリットがあります。

③メモや議事録代わりにもなる

チャットは文章ベースのやり取りなので、要件がクラウド上に残ります。

電話の場合、要件を聞き取りながら聞き手がメモをする必要があります。これが時間を取ったり、最悪の場合はメモを紛失してしまうリスクがあります。

チャットですと、キーワード検索で過去の投稿を検索できますし、アプリにログインさえしていれば、紛失の恐れもありません。

相手の要件がそのまま残りますので、メモを取る段階での行き違いやズレもなくなります。

会計ソフトの導入

調達と切っても切り離せないものは金額の計算です。

消費税の計算だけでなく、原価・単価・個数の計算もあります。

これらの計算を会計システムに入力するだけで自動計算をしてくれます。システムに頼れば、計算ミスの心配もありません。また、取引先の情報と紐づければ、見積書や発注書の宛名・住所のミスが格段に減ります。

一方、紙ベースやExcelで作業を行うと、計算ミスやセルの誤変更によるミスが発生しやすくなります。会計ソフトを使用すれば、計算システムが一定であるため、ヒューマンエラーの発生が減少します。

WEB見積・WEB調達の活用

これまでに「チャットツールの導入」と「会計ツールの導入」のメリットを紹介してきました。WEB見積・WEB調達では、この2つのメリットに加え、「足を運ばなくても新規取引を開始できる」という利点があります。

WEB見積のメリット・デメリットについてさらに詳しく知りたい方は、こちらをご覧ください。

参考記事:金属加工品の見積をWEBで取るメリット・デメリットを解説!

WEB見積にも種類があります。

①工場が直接WEB上で見積もりを受け付ける方式

②商社がWEB上で見積もりを受け付ける方式

③プラットフォームを使用し、一回の依頼で複数の工場から見積もりを受け取ることが可能な方式

当社では現在、上記の③に該当するサービスを提供しています。

これらの項目について順を追って解説していきます。

①工場が直接WEB上で見積もりを受け付ける方式

全国各地の工場が自社のホームページから依頼を受け付けている形態があります。

この方式では、直接関心のある工場に見積もりを依頼できるため、中間の手数料が発生する心配が少ないです。しかし、工場の設備や加工範囲をある程度理解していないと、要望する部品の加工が不可能な工場に依頼してしまうこともあります。そのため、一度の依頼で必ずしも望ましい回答が得られるわけではなく、何度も、または複数の工場に依頼する必要が生じることがあります。結果として、依頼にかかる工数が思っていたよりも多くなる場合があります。

②商社がWEB上で見積もりを受け付ける方式

有名な例としては、MISUMIやCADDiなどが挙げられます。彼らの場合、まずトップライン(売上高)に収益が吸収された後、協力業者に制作費用が流れていきます。これは従来の商慣習と変わらない形態です。

簡単に言えば、商社に対する依頼方法がWEB上で行われるように変わっただけのものです。

商社に「おまかせ依頼」をするか、あるいは「要望を伝えてからの依頼」をして、見積価格や納期が決まるまで待つ、という流れにメリットを感じている企業は多いでしょう。最少の工数で最大の売上を達成する仕組みは、多くの企業を成功へと導いてきました。

この形態に対する否定感は一切ありません。実際、当社も過去には同じ土俵で事業を展開しており、よくMISUMIやCADDiとの違いについて質問を受けることがあります。

③プラットフォームを使用し、一回の依頼で複数の工場から見積もりを受け取ることが可能な方式

プラットフォームにもさまざまな種類があり、当社のサービスのように日本全国の工場に直接依頼を出せるものから、地域に密着した形態や商社が運営しているようなものまで存在します。オープンプラットフォームを利用するメリットは、一度の依頼で複数の工場から見積もり回答を求めることができる点です。工場側は見積もり案件を見て、自分たちが加工可能なものを選びますので、調達側は各工場の加工範囲を確認する必要がなくなります。

しかし、どの工場にも対応不可能な案件の場合は、見積もりが得られずに見積もり期限が来てしまうというデメリットがあります。

調達業務DXにあたって、各サービスの得意分野を表にまとめています。どの形態を選ぶかの参考にしてみてください!

工場直 商社 プラットフォーム
費用
手間 ×
用件おまかせ度 ×

なぜMitsuriは商社からプラットフォームに?

最後まで読んでいただきありがとうございます。

当社が商社モデルから脱却し、プラットフォームへと注力したのは、発注者と工場の間の情報格差を解消するためです。

例えば、発注者側には以下のような疑問が存在します。

「見積価格が妥当かどうかわからない」

「加工を断られたが、本当に加工不可能なのか判断がつかない」

「OOO円で注文した製品が、製造工場で実際にはいくらで作られたのかがわからない」

といったものです。

一方で、工場側も疑問を持っています。

「都度の営業をしないと、発注者が図面を持っているかどうかがわからない」

「他社の決定価格が不明」

「OOO円で製作した製品が、発注者にどの程度の価格で販売されているのかが不明」

といった課題を抱えています。

実は、他にもさまざまな情報格差が存在しています。

Mitsuriを含め当社のサービスでは、このような情報格差をできる限り解消し、お客様が一企業として競争できるよう、不足している部分をデジタル化された環境でサポートしていきます。

詳しくは下のボタンから!

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