受発注管理とは何か？業務の流れ・システム化するメリットデメリット・選び方を徹底解説！

受発注管理とは何だろう、それぞれの業務についてITシステム導入を検討したい、と考える担当者も多いのではないでしょうか。受発注管理とは、受注・発注に関する業務を一元管理することです。効率的な管理業務を行うためにも、それぞれの業務内容の基礎と業務プロセスとステップ・システム化するメリットについてしっかりと押さえておきたいものです。

そこで本記事では、受発注管理の基礎知識、業務の流れ、メリット・デメリットについて解説していきます。

受発注管理とは

受発注管理とは、受注と発注業務の両方を管理することです。ここでは、それぞれの業務内容について詳しく解説していきます。

・受注管理

・発注管理

・受発注システム

それでは、1つずつ見ていきましょう。

受注管理

受注管理とは、個人の消費者やBtoBなど企業から注文を受けて、必要な手続きを実施する受注業務のことです。たとえば、注文内容や受注した旨を相手に通知する、在庫数の確認、社内手配などがあります。受注管理は企業によっては販売管理の一つとしてみなされ、出荷管理・見積もり提示・取引契約の締結も含まれるという特徴もあります。

発注管理

発注管理とは商品の仕入れ周りを管理する業務のことです。具体的には、製造業者が自社の製品を作るために必要な作業を外注し、業務委託や開発委託することで、必要な材料を集めていく業務です。小売業者が消費者に販売する商品を集めることもあります。

発注管理の業務には一般的に見積依頼書作成、注文書の作成・発注手続き・請書の登録・検収書発行・支払処理などが含まれます。

受発注システム

受注と発注業務の両方を管理できる、受発注システムを導入する企業も増えています。これまで紙やメール・FAXなどでやりとりが発生していた、受発注業務をシステム化することができます。システム化することで、煩雑になりがちな従来の業務プロセスを見える化でき、社員の生産性も向上するでしょう。受発注システムを導入すれば、受発注に関わるデータを一元管理するとともに、効率的な管理業務の実施が可能です。

受発注管理業務の流れ

受発注管理業務の流れについてそれぞれの業務に分けて詳細を紹介します。

・受注管理の流れ

・発注管理の流れ

それでは、1つずつ見ていきましょう。

受注管理の流れ

受注管理の主な流れについて以下を紹介します。

・見積を作成・提示

・契約締結

・注文内容の登録

・在庫数確認

・納期連絡

・書類作成

それでは、1つずつ見ていきましょう。

見積を作成・提示

顧客から見積依頼が来たら、受注側企業は内容を確認し見積書を作成していきます。見積書には概算・正式見積の2つがあります。最初から正式見積もりを提示するケースもありますが、BtoBで納期に余裕がある場合などは、まずは参考金額として概算見積を提示して、顧客からの同意を得た後に正式見積書を作成して提示することもあります。

契約締結

見積内容に問題がなければ、顧客から契約書・注文書などが送付されて受注します。契約書には商品の保証期間・納期・支払い方法・支払日・契約期間など、重要事項が書かれていますので、契約を進めても問題がない内容か、必ず隅々までチェックしましょう。

注文内容の登録

注文が確定した後、社内の管理シートやシステムなどの必要な箇所に注文内容を登録していきます。たとえば社内の関連部門(在庫管理部門・生産部門など)に共有して、必要な手続きを依頼する手続きなどが挙げられます。また、顧客情報管理業務もあるでしょう。新規顧客の場合は新規登録、継続顧客の場合は必要に応じて登録情報を更新します。社内・社外・顧客などに注文内容を登録します。

在庫数確認

注文内容を登録した後は、在庫数を確認していきます。在庫がある場合は出荷に向けた社内情報共有をするなど、出荷に向けた活動をしていきます。在庫がない場合は、生産管理と連携して在庫を拡充していきます。在庫有無は納期に影響するため、必ず早期段階で実施しましょう。

納期連絡

在庫数の確認が取れたあと、顧客に対して納期を連絡します。在庫がなく納期が判明しない場合は、「在庫を取り寄せる必要があるため、納期については判明次第連絡する」という旨を相手に伝えてあげましょう。

書類作成

納期を連絡した後は、必要な書類を作成していきます。具体的には、商品や納品伝票を記載した受注伝票です。企業と注文書を取り交わした場合は、注文内容を受領したことを報告する注文請書を作成していきます。また、納品した後は納品書・請求書・検収依頼書を発行して、相手先に支払いを請求します。相手が個人か企業なのかによって必要な書類が異なるため注意しましょう。また、全体の受注件数を管理するためのシートを作成する場合もあります。

発注管理の流れ

発注管理の主な流れについて、以下を紹介します。

・発注方式の決定

・見積依頼書作成

・発注先確定

・注文書起票・送付

それでは、1つずつ見ていきましょう。

発注方式の決定

まずは発注方式を決めていきます。発注方式として「定期発注方式」「定量発注方式」の2つがあり、それぞれについて紹介します。

・定期発注方式

定期発注方式とは、定期的に発注を行う方式です。たとえば、毎月第一月曜日に必ず発注するなど、具体的な日付を決めていきます。定期発注方式のメリットは、発注に必要な手間を削減することが可能なことです。発注のタイミングで都度発注量を柔軟に調整することも可能です。

・定量発注方式

定量発注方式とは、在庫が一定量を下回ったとき、事前に決めた量で発注する形式です。

依頼すれば一定の量が入るため、都度注文書の取り交わしがなくてもあらかじめ依頼した量が届きます。定量発注方式は発注の手間を削減すること、注文数を意識しなくても済む、というメリットがあるものの、需要量が変化しやすいものには不向きといえるでしょう。

見積依頼書作成

発注方式が決まった後は、見積依頼書を作成していきます。見積もり依頼書とは、発注目的・業務概要・商品種類・数・希望納期・納入場所など、依頼内容と前提条件を記載している帳票のことで、BtoBの取引で使われることが多い書類です。一般的に見積もり依頼をするときは、複数の企業に見積依頼書を提出して、相見積もりをとり比較検討します。既に発注先が決まっている場合は、1社に限定して見積依頼書を提出していきます。

発注先確定

各企業から見積が揃ったら、発注先を確定します。発注先は価格・納期・数量（ロット）で決定することが一般的ですが、過去の取引実績を元に取引先を決めるケースもあります。また、相見積もりで最も条件が良い発注先を比較検討する場合もあります。

注文書起票・送付

発注先が確定した後は、発注側が発注書・注文書を作成して、相手に送付します。送付後はメールやシステム経由で相手先に注文書を送付したことを通知します。相手に通知することで、その後の手続きがスムーズになります。

注文書を起票する際は、内容に不備がないか必ず確認しましょう。他の注文書を使い回すと、企業名やロット数・商品名・納期などの各日付・部門名・担当者など、細かな項目でミスする可能性もありますので注意しましょう。

契約書の取り交わしがされていない場合、注文書の代わりにスポット契約書を使ってやり取りすることもあります。

受発注管理をシステム化するメリット

受発注管理をシステム化するメリットについて、以下3点を紹介します。

・業務効率化

・人為的ミス削減

・全社での情報管理

それでは、1つずつ見ていきましょう。

業務効率化

1つ目のメリットは業務効率化です。たとえば、これまでは直接倉庫などに出向いて確認が必要だった在庫量に関して、システムを活用すれば自席でWeb表示して在庫量を確認でき、そのまま相手先に発注することもできます。さらに、受注情報などのステータスを自席で確認することも可能です。リアルタイムな在庫状況も一目でわかるため、正確な在庫確認も可能となります。さらに、発注先を事前にシステムに登録しておけば、過去の発注履歴も閲覧できるため、仕入先の選定の手間削減につながります。受発注業務に関する社員間の問い合わせメールの頻度も減るでしょう。システム化することで在庫に関する業務を自動化・業務内容も簡略化でき、生産性も向上するでしょう。

人為的ミス削減

2つ目のメリットは人為的ミス削減です。受発注の業務フローに沿ってシステム化すれば、担当者のミスを少なくすることも可能です。たとえば、誤った日付を指定した際、システムエラーが発生して入力ミスを教えてくれます。

また、これまでFAXで帳票配信などの対応も、システムやツールを利用すれば都度番号を入力する必要もなく、誤発信などのトラブル防止にも繋がります。

また、在庫状況をシステムで管理することで、リアルタイムに正確な在庫量を把握することもできます。違う担当者が同じ顧客に同じ商品を二重発注してしまうこともなくなり、誤発注防止にもつながるでしょう。受発注管理システムを導入することで、ヒューマンエラーを未然に防ぐことができ、安心した業務遂行が可能です。

全社での情報管理

3つ目のメリットは全社での情報共有です。受発注管理システムを導入すれば、組織単位ではなく全社で業務に関する情報共有が可能となります。組織単位で独自の管理方法をしている場合、他の組織が扱うデータと連携することは大変困難です。システム化すれば全社で情報管理ができ、受発注業務の煩雑化を防ぐことも可能です。

受発注管理のシステム化で陥りがちなデメリット

受発注管理のシステム化で陥りがちなデメリットについて、以下3点を紹介します。

・移行のハードルが高い場合もある

・ランニングコストがかかる

・納期までに時間がかかる

それでは、1つずつ見ていきましょう。

移行のハードルが高い場合もある

1つ目のデメリットは、移行のハードルが高い場合もあることです。

ITシステム化はそれまでのやり方を一新するため、今までどのようなフローで受発注業務をしていたのか、業務を見える化し、新しいシステムに置き換える際の影響範囲を確認して、どのような機能が必要なのか確認することが大切です。たとえば、これまでと同様のアクセス権の設定ができるか、システムの機密性に問題はないか、データ出力形式はCSV可能か、既存帳票をシステムに取り込む際のOCR処理ができるか、などがあるでしょう。受発注業務のシステム化は社内だけでなく取引先なども関係するため、業務量や関係者数が多い場合、移行のハードルが高いと感じてしまう場合もあります。

ランニングコストがかかる

2つ目のメリットは、ランニングコストがかかることです。発注管理システムを導入すると多くの場合コストが発生します。物理・仮想サーバーを用意して導入するオンプレミスはソフトウェアの買い切りとなるため初期費用が高くなりがちですし、運用する社内の人件費も定期的にかかります。クラウドサービスは初期コストを押さえられるものの、毎月の固定利用料が発生します。発注数が少ない月も同額の料金がかかり、割高になることも考えられます。受発注管理システムを導入する際は、初期コスト・ランニングコストがそれぞれどれくらいかかるか必ず確認しましょう。

納期までに時間がかかる

3つ目のデメリットは、納品までに時間がかかることです。

システム化することで、受注から納品までのリードタイムが長引いてしまう場合があります。なぜなら、受注から納品までに多くの部署が関わる場合（受注管理から在庫管理、販売管理）さまざまな部署や担当者との連携が必要だからです。それまで手作業で住済んでいたことがシステム化することで逆に手間がかかり、納品に影響する場合もあります。導入後、想定外の時間が発生している、というギャップがないように、必ず事前にリードタイムに問題がないかを確認しましょう。

受発注管理システムの選び方

受発注管理システムの選び方について、以下3点を紹介します。

・機能

・操作性

・コスト

それでは、1つずつ見ていきましょう。

機能

1つ目の選び方は、機能です。一般的に受発注システムには豊富な機能が搭載されており、充実しているように見えます。

しかし、導入を失敗しないためにも、自社の受発注業務の課題を解決する機能が搭載されているか、既存のツールやExcelシートで行っていた業務内容を、新システムでも実現できるかなどをしっかりと確認しましょう。現状の業務視点から見て、問題がない機能かを見ていくことがポイントです。

たとえば、WebからデータをCSV 形式で一括ダウンロードできるか、受発注におけるデータの一元管理は可能か、各フローにおけるメール通知は可能か、データ連携や柔軟なカスタマイズができるかなどがあるでしょう。コストとの兼ね合いもあり、必要な機能が全部搭載できていない場合は、運用対応で代替できる手段はないかなど、細かく確認しましょう。

操作性

2つ目の選び方は操作性です。たとえば直感的な操作ができるか、管理者が簡単に設定できるかなどが挙げられます。実際に受発注システムを扱う社員が、操作性が簡単かを感じられることがポイントです。無料のトライアルや検証などで実際に業務を担当する担当者が使い続けられるシステムかを確認しましょう。また担当者が変わることも考えて、新人やその業務を知らない社員が担当することになっても問題ないかを見ていくことも大切です。

コスト

3つ目の選び方はコストです。システム導入にはコストがかかります。オンプレミスシステムの場合は自社がプラットフォームを用意する必要があるため、初期費用が高くなりますし、クラウドシステムの場合は毎月ランニングコストが発生します。さらに、運用やトラブル時を想定したシステム提供社側のサポート体制など、保守料金も発生するケースもあります。システム導入によって、どれくらいの効果が見込まれるかを試算し、料金と効果のバランスを見て、導入の必要があるか判断しましょう。

まとめ

本記事では、受発注管理について解説しました。受発注管理とは、受注と発注それぞれの業務を統合して管理していくことです。受発注業務にはいくつものステップがあるため、システムを導入して管理することをおすすめしますが、これまでの業務内容から大きく変わる可能性もあるため、メリット・デメリットを理解するだけでなく、現状の業務を見える化して新システムに移行する上での問題がないか、必ず確認しましょう。