.svg){kind=icon}
2023-11-06
エクセル（Excel）は、注文情報の入力・納品・支払いまでを管理する受注管理としても使うことができます。これから受注管理をはじめたいと考えている担当者は、エクセルの活用方法や特徴、注意事項についてもしっかりと理解することで、運用後のリスクを減らすことができます。
そこで本記事では、受注管理をエクセルではじめる主な方法・役立つ関数・メリット・デメリットについて解説していきます。
まずは、受注管理をエクセルではじめる主な方法について、以下5点を解説します。
・必要な項目を定める・関数の活用・ピボットテーブルの活用・グラフ機能の活用・運用ルールの策定
それでは、1つずつ見ていきましょう。
1つ目の方法は、必要な項目を定めることです。
エクセルで受注管理を開始する際、まずは必要な項目を決めていく必要があります。一般的によく使う項目として、以下の項目があるでしょう。
・会社名/部署名/担当者名/電話番号/メールアドレス・製品の分類/商品名/商品コード/バーコード情報/受注数量/単価/合計金額・発注・注文日/納期予定日/納品完了日/現在のステータス
受注管理に必要な情報を抜け漏れなく定めていきましょう。
2つ目の方法は、関数の活用です。
エクセル関数を使えば、受注管理に適したシートを作成することができます。たとえば、セルに単価と数量を入力するだけで合計値を出してくれる、条件に合った値を返してくれるなど、関数では受注管理に必要な計算を簡単にできます。値を入れて計算・管理する受注管理には、エクセル関数が必須といえるでしょう。
3つ目の方法は、ピボットテーブルの活用です。
ピボットテーブルとは、エクセルのデータ範囲から数値の合計・平均を算出する機能です。現在の進捗度合いの確認・期日の確認なども容易にできるため、受注管理にも役立つでしょう。受注状況・ステータスを見て、現在の進捗を確認することが可能です。
4つ目の方法は、グラフ機能の活用です。
セルに入力されているデータを棒などのグラフ形式に表示することができます。セル・表に入力した数値を視覚的にわかりやすく表現できるため、受注管理で使用すれば、年単位での合計値の比較なども簡単でしょう。
5つ目の方法は、運用ルールの策定です。
受注管理シートを作成して、稼働したら終わりではありません。データ入力・更新作業はもちろん、運用途中で組織のルールや発注相手の情報が変わる可能性もあります。その際、誰がどのようなタイミングでデータを更新するべきかを運用ルールで定めておけば、スムーズに運用しやすいでしょう
受注管理に役立つ主なエクセル関数を、以下6点紹介します。
・IF・SUMIF・VLOOKUP・INDIRECT・ROUND・IFERROR
それでは、1つずつ見ていきましょう。
1つ目は、IF関数です。
IF関数は、任意の値と期待値とを論理的に比較して、結果を返します。比較してヒットしたもののみを表示すること、マルやバツで返すことも可能です。受注管理で使えば、入力した商品を特定の条件と比較することもできるでしょう。
2つ目は、SUMIF関数です。
SUMIF関数は、指定した検索条件にヒットする、セルの数値の合計を算出します。受注管理では、特定の商品の合計値確認・売れ行きなどの確認に使うことができます。
3つ目は、VLOOKUP関数です。
VLOOKUP関数は、列を見て条件に一致するデータを抽出できます。エクセルの縦列のセルを検索して、指定したデータに一致する数値の取り出しが可能です。受注管理では、一致する値段の商品を取り出したいとき・指定した名称の商品を取り出したい時など、指定した値の合計数を出したい時に利用すると便利です。
4つ目は、INDIRECT関数です。
INDIRECT関数は、文字列で指定したセル番地の値を表示することができます。エクセルは、ファイル内の同一シートだけでなく他のシートから値を持ってくることも可能なため、複数のシートで同じ商品・金額を使っている際、更新する手間がかかります。INDIRECT関数を使えば、一箇所を更新するだけで他のシートも全て更新することができるため、非常に便利です。
5つ目は、ROUND関数です。
ROUND関数は、数値を指定した桁数への切り上げ・切り下げができます。主に金額の端数を区切ることに使われます。受注管理では、全ての商品の価格を一時的に改定するときなどに活用できるでしょう。
6つ目は、IFERROR関数です。
IFERROR関数は、数式がエラーとして評価される場合、指定した値を返します。本来入力されるべきではないエラー値を特定することができます。受注管理で使えば、入力ミスなどを防ぐこともできるでしょう。
受注管理をエクセルで実装するメリットを、以下4点説明します。
・コスト削減・導入のハードルが低い・自由度の高さ・他システムとの連携が容易
それでは、1つずつ見ていきましょう。
1つ目のメリットは、コスト削減です。
エクセルを導入する費用は、Microsoftのライセンス購入のみです。多くの企業で既に導入されているため、専用の受注管理システムなどと比較してもほとんどコストがかからないでしょう。エクセルの機能や関数もインターネット上に公開されており、自社で設定できるため、ベンダーに依頼する必要もありません。
2つ目のメリットは、導入のハードルが低いことです。
エクセルは、多くの従業員が一度は使ったことがあるツールであり、基本操作も簡単です。そのため、作成した受注管理シートのデータの入力・更新を容易に行うことができるでしょう。受注管理システムの導入にハードルを感じている方は、まずはエクセルで受注管理をはじめるというのも有効な手段です。
3つ目のメリットは、自由度の高さです。
エクセルでは、関数やマクロを使って担当者が好きなようにカスタマイズすることができます。受注管理シートを作成して、運用開始後に表の内容を少し変更したり、参照範囲を変えたり、といったこともすぐに対応できるでしょう。
4つ目のメリットは、他システムとの連携が容易なことです。エクセルでは、入力したデータを各システムに合った型式に加工して、csvファイルなどに出力することができます。また逆に、エクセルで取り込むことができる形式で出力可能なシステムも多くあります。エクセルは、在庫管理・顧客管理・配送管理・その他基幹システムなど、外部のシステムとも連携しやすいツールです。各種システムと連携できれば、受注管理のための業務効率もアップすることでしょう。
受注管理をエクセルで行うデメリットについて、以下6点を説明します。
・入力ミスが発生しやすい・ローカル管理になりがち・データ量に伴う処理速度低下・エクセルのバージョンに依存することも・手間がかかる・知識が必要
それでは、1つずつ見ていきましょう。
1つ目のデメリットは、入力ミスが発生しやすいことです。
エクセルは担当者が簡単に入力できるメリットがある一方で、文言や金額・数量を間違えて入力してしまう可能性も考えられます。入力ミスを防ぐためには入力規則を設定しておくなどの対応が必要です。
2つ目のデメリットは、ローカル管理になりがち、ということです。
エクセルは主にパソコンのローカル環境で作成するため、複数人の同時編集や更新作業が難しい傾向にあります。エクセルをオンラインストレージなどにアップロードして共有することも可能ですが、オンライン上で膨大なデータを更新すると、処理が遅くなる傾向にあります。そのため、受注管理シートを管理する担当者がローカルでファイルを管理しがちになってしまいがちです。ローカル管理になると、常に最新版をアップロード・ダウンロードして共有・更新することに手間がかかってしまうため、さまざまな問題の発生につながる可能性があります。
3つ目のデメリットは、データ量に伴う処理速度低下です。
エクセルで扱うデータ量が多くなると、データ蓄積量も増え処理速度の低下につながります。そのため受注管理をするデータが増えると、エクセルファイルを操作するだけでも時間がかかってしまうかもしれません。処理速度低下を防ぐためには、一定期間で管理するファイルを分ける、過去のデータを定期的に消すなどの運用が必要です。
4つ目のデメリットは、エクセルのバージョンに依存する場合があることです。
エクセルでは、バージョンが違うと対応しているマクロが一部違うことがあります。互換性の問題によって、たとえば古いバージョンで開いたらプログラムが動かない、表示が一部おかしいなどといったことが発生するかもしれません。
5つ目のデメリットは、手間がかかることです。
エクセルで受注管理をする際、社内システムとの相性などによっては手間がかかる可能性があります。たとえば、社内システムとエクセルの両方でデータを管理したい場合、データ連携がスムーズにできなかったり、それぞれ入力が必要になったりするなどの手間が発生する可能性があります。
6つ目のデメリットは、知識が必要だということです。
エクセルで受注管理シートを作成する際、管理の規模が大きくなってくると、様々な関数やグラフ、場合によってはマクロ・VBAの知識が必要になる場合もあるでしょう。エクセルは導入のハードルは低いものの、エクセルの機能を使ってある程度の規模の受注データを管理・運用するためにはエクセルの機能に詳しくなる必要があります。
本記事では、受注管理をエクセルで行う方法・役立つ関数・メリット・デメリットについて解説しました。エクセルを使えば受注管理を簡単に始められるものの、場合によって利用する関数や機能について詳しく勉強することが大切です。エクセルならではのメリットもありますが、ご紹介したデメリットにも注意しましょう。
.png)
.jpeg)
.jpeg)
